Правила ведения нумерации документов в 1С 8.3
Отправить эту статью на мою почту
Очень часто у пользователей, работающих в программе 1С, независимо от используемой конфигурации возникают вопросы, связанные с нумерацией документов: по какому принципу создается номер, как его изменить обозначения в нумерации, как изменить уже созданный номер документа и тому подобное. В этой статье я расскажу о правилах ведения нумерации документов в 1С и тем самым отвечу на основные вопросы, связанные с этой темой.
Нумерация документов в 1С 8.3 строится по единому принципу. Номер документа состоит их 11 символов. Разберем на примере номера ЮПБА-000603.
• ЮП - это префикс организации. Префикс организации устанавливается в карточке организации в виде буквенных символов и автоматически подставляется в номер. Данное обозначение используется при ведении двух или более организаций в рамках одной базы, с целью разделения номеров документов этих организаций. Если в базе ведется учет только одной организации, то префикс заполнять не обязательно, в документ вместо буквенного обозначения будет подставлено 00.
• БА - префикс этой информационной базы – указывается в базе при настройке синхронизации с другими базами и предназначен для определения программы, в которой были введены документы и избежать дублирования данных. Если обмен с другими базами не осуществляется, то префиксы можно не заполнять, в этом случае программ подставит значение 00.
• Знак '-' не изменен, используется для разделения номера. При выводе печатных форм из документов программы левая часть номера (до «-») не будет выводиться.
• 000603 - оставшиеся 6 символов в правой части номера заполняются по возрастанию, начиная от 000001.
Заполнение номера документа происходит при записи созданного документа и при последующей работе с этим документом не изменяется.
Для того что бы внести исправление в уже заполненное значение в поле «Номер» необходимо начать редактировать значение и тогда программа выдаст сообщение «Номер заполняется при записи автоматически. Продолжит редактирование?» Нажимаете «Да» и вносите исправления.
При этом выполняется проверка на дублирование номеров, и ввести номер, который уже используется в программе, не получится. При проставлении номеров, программа ориентируется на номер с наибольшим порядковым значением и создает следующий. Т.е. если в программе вы документ 0000-000500 исправили на 0000-000600, то следующий документ будет записан с номером 0000-000601. И даже если вы допустите ошибку в количестве символов (например, 0000-060), то система следующие номера будет проставлять с тем же количеством символов (0000-061).
Для пользователей 1С, работающих в конфигурации «Бухгалтерия предприятия 3.0» есть приятный бонус в виде сервиса «Экспресс-проверка ведения учета», который проверяет номера приходных и расходных кассовых ордеров и счетов-фактур на соответствие рекомендованному порядку ведения нумерации. Сам порядок описан в качестве предмета контроля проверки и если он нарушен, то сервис сообщит об ошибке, укажет возможные причины и поможет в автоматическом режиме внести исправления. Находится данный сервис в разделе «Отчеты» → «Экспресс-проверка».
Далее
Смотрите видео-инструкции на канале 1С ПРОГРАММИСТ ЭКСПЕРТ